要证明员工不签合同，核心是固定员工拒绝签订的客观证据。具体分三种情况说明：
1. 用人单位主动提供合同文本：需保留员工签收单（注明合同内容及要求）、邮件截图（主题为“劳动合同签订通知”并附合同）等书面记录，证明已履行缔约义务。
2. 员工明确拒绝签订：可留存员工手写的拒绝声明（注明日期、事由及签字），或员工拒绝签订的录音录像（明确时间、地点及内容），直接证明其主观意愿。
3. 员工拖延推诿不配合：需提供多次沟通记录，如微信/短信催促记录（员工未正面回应或拖延）、会议纪要（注明讨论签订事宜及员工消极态度），形成完整证据链证明员工无正当理由拒不签订。
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证明员工不签合同，需依据《中华人民共和国劳动合同法》及相关规定明确法律逻辑。
《中华人民共和国劳动合同法》第十条规定：“建立劳动关系，应当订立书面劳动合同。已建立劳动关系，未同时订立书面劳动合同的，应当自用工之日起一个月内订立书面劳动合同。”该条款明确用人单位与劳动者签订书面劳动合同的法定义务，未签订时需区分责任主体。
结合第八十二条“用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资”，“未订立”责任主体为用人单位。若用人单位能证明系员工拒绝签订，则无需承担双倍工资责任（依据《劳动合同法实施条例》第五条：“自用工之日起一个月内，经用人单位书面通知后，劳动者不与用人单位订立书面劳动合同的，用人单位应当书面通知劳动者终止劳动关系，无需向劳动者支付经济补偿”）。
因此，证明员工不签合同的核心是：提供用人单位已履行“书面通知签订”义务且员工存在“拒绝或不配合签订”行为的证据，以排除自身违法性。
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证明员工不签合同时，以下特殊情况需注意，可能影响证据效力及处理结果：
1. 员工因合同条款不合理拒绝签订：若员工对工资标准、岗位、试用期等条款提出异议并要求修改，用人单位应先协商调整，而非直接认定员工拒绝签订。若用人单位拒绝协商并坚持原条款导致合同未签订，责任可能归用人单位，无法仅以“员工不签”免责。例如，员工入职时约定月工资8000元，但合同写6000元，员工要求修改遭拒，此时未签责任在用人单位。
2. 员工存在欺诈导致合同无法签订：若员工提供虚假身份信息、学历证明等（如伪造身份证入职，用人单位要求重新签订时员工拒绝），用人单位需先固定员工欺诈证据（如公安机关证明、学历查询结果等），再依据《劳动合同法》第二十六条主张合同无效或终止劳动关系，此时“员工不签”因自身欺诈导致，用人单位无需担责，但需确保证据充分。
3. 特殊岗位员工（如高管、HR）未签合同：若员工是负责劳动合同管理的HR或高管，用人单位需证明已通过其他独立途径（如上级领导或其他部门人员）送达合同并催促签订，仅以“其自身负责签合同”为由主张员工拒绝签订，可能不被采信。例如，公司HR未与自己签订合同，用人单位需提供总经理发送的签订通知邮件、其他同事见证记录等，否则可能因“管理失职”被认定为用人单位责任。
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证明员工不签合同过程中，用人单位常见操作不当及风险如下：
1. 仅口头通知签订而无书面记录：部分用人单位仅口头告知员工签订合同，未留存任何凭证，一旦员工否认收到通知，无法证明已履行缔约义务，将面临双倍工资赔偿风险。例如，HR口头通知“明天签合同”，未做记录，员工主张未收到通知时，用人单位无证据反驳。
2. 员工拒绝签订后仍继续用工超一个月：用人单位在员工明确拒绝后，未及时终止劳动关系，继续用工超一个月，即使能证明员工拒绝，仍需支付用工满一个月后至终止期间的双倍工资（依据《劳动合同法实施条例》第六条）。例如，员工拒绝签合同后，用人单位未处理，继续用工3个月后终止，仍需支付后2个月双倍工资差额。
3. 自行制作或伪造员工“拒绝签订声明”：部分用人单位为规避责任，在员工未出具声明时，自行打印伪造签名或篡改沟通记录，此类行为属于伪造证据，一旦查实，不仅无法证明员工拒绝签订，还可能面临行政处罚甚至刑事责任。
若已出现上述错误操作或对纠正存在疑问，建议尽快咨询我，我会为您提供专业解答，避免因证据问题导致更大法律风险。

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